Оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД)
Рассчитаем прямой эффект от внедрения СЭД, то есть непосредственные выгоды, связанные со снижением расходов на бумагу и экономией рабочего времени сотрудников.
Преимущества, получаемые при использовании системы электронного документооборота, можно представить в формализованном виде. Так, нетрудно рассчитать прямой эффект от внедрения СЭД, то есть непосредственные выгоды, связанные со снижением расходов на бумагу и экономией рабочего времени сотрудников. Однако сложнее произвести количественное измерение преимуществ стратегического характера, связанных с автоматизацией документооборота (косвенный эффект). Это объясняется тем, что подобное измерение должно учитывать различные факторы, зависящие от специфики конкретной организации.
Возможна следующая схема расчета эффективности применения СЭД. В качестве параметров оценки прямого эффекта можно учитывать стоимость сэкономленной при внедрении СЭД бумаги и экономию рабочего времени.
Если учесть, что в среднем один сотрудник прочитывает в день 25 страниц бумажной документации, ежемесячный расход бумаги составит 21*25*Р*N, где Р – стоимость одного распечатанного листа бумаги и N – количество сотрудников.
Экономия рабочего времени сотрудников может быть оценена по формуле: T = (t0 – t1)*k, где t0 и t1 – время, требующееся для согласования документа до и после внедрения СЭД; k – количество согласуемых документов (в месяц).
Косвенный эффект можно рассчитать путем вычисления экономии времени, получаемой в результате оптимизации процессов управления и контроля поручений, использования электронного архива и других преимуществ СЭД. Однако такие вычисления являются корректными только для определенного предприятия с соответствующей организацией рабочего процесса.
Оценка эффективности внедрения и использования электронного документооборота более объективна и достоверна, если ее проводят независимые специалисты. В этом случае неизбежны дополнительные расходы, но гарантирован качественный результат. Тем не менее, любой ИТ-компании, заинтересованной в результативном внедрении своей продукции, необходимо разрабатывать собственную методику измерения эффективности СЭД.
