«Традиции» и инновации в системах электронного документооборота

Первоначальная задача, для выполнения которой созданы СЭД – это помощь организациям в структурировании и оптимизации документооборота. Однако современные СЭД только в настоящее время становятся эффективным средством решения этих задач. Более «традиционные» системы электронного документооборота нацелены скорее на автоматизацию ограниченной области канцелярских операций, чем на упорядочивание деятельности компании в целом.

Функционал многих западных СЭД уже превосходит возможности систем класса «Document Management». Для их описания используются новые термины, такие как «Enterprise Content Management» (ECM) или «Smart Enterprise Suite» (SES). ECM – это системы управления  любым корпоративным контентом, в том числе и документами. SES-системы ориентированы на комплексное управление бизнес-процессами и их автоматизацию. Что касается отечественных СЭД, то они еще во многом остаются системами канцелярского документооборота.

Возможность упорядочивания корпоративной информации является одной из ключевых особенностей СЭД нового поколения. Работа с неупорядоченными данными скорее характерна для традиционных СЭД, однако большую эффективность обеспечивает обработка  структурированной информации, организованной в базе данных. В случае структурирования данных повышается их сохранность, ускоряется поиск и извлечение. 

Для любой компании очень важны контроль и организация информационных массивов. Порядок в хранении и использовании данных непосредственно связан со скоростью протекания бизнес-процессов и общей эффективностью деятельности предприятия. Поэтому можно констатировать, что дальнейшее развитие технологий электронного документооборота предполагает внедрение инновационных решений в сфере структурирования информации и управления задачами.